11 Passos definitivos para redução de passivo trabalhista 

 

Uma lenda

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Existe uma lenda popular de que as empresas costumam perder na Justiça do Trabalho. Isso decorre de uma falha na análise do mercado, pois, apesar do alto volume de ações judiciais, a grande maioria das relações de trabalho não são levadas para um juiz do trabalho. Muitas empresas com centenas de empregados conseguem passar por anos sem terem nem ao menos uma ação judicial trabalhista e, quando surge uma exceção, geralmente são julgadas improcedentes ou há condenação por alguma questão muito pontual.
Em contrapartida, há incontáveis empresas afundadas em dívidas trabalhistas.

 

A explicação para essa disparidade é o fato de que na Justiça do Trabalho há uma situação parecida a de um hospital, onde se vê somente a patologia do que está dando errado. As relações de trabalho que deram certo e estão tendo alta performance, engajamento e lucratividade não se tornam um problema a ser resolvido na Justiça do Trabalho. De forma similar, as empresas que investem em prevenção de passivo trabalhista adotam as melhores práticas que evitam condenações judiciais ou fiscalizações do Ministério Público do Trabalho ou dos auditores-fiscais do trabalho.

Algo que é pouco comentando, no entanto, é que muitas práticas exigem apenas planejamento e não recursos financeiros. Além do mais, investir em prevenção não se trata de custo, pois basta que ocorra um acidente de trabalho grave para que uma condenação isolada chegue na casa dos 6 ou até 7 dígitos, superando muito o que teria sido gasto na prevenção. Há ainda o impacto positivo de as melhores práticas jurídicas fortalecerem a comunicação interna, valorizar as práticas de recursos humanos e desenvolver times mais engajados e lucrativos.

A par disso, separamos os 11 passos definitivos para sua empresa reduzir o passivo trabalhista:

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Índice:

#1. Política de Desligamento

#2. Política de Admissão

#3. Mapear os riscos do negócio

#4. Questionar os riscos assumidos pela concorrência

#5. Due diligence de terceiros

#6. Canal de Denúncia ou Integridade

#7. Estar atento às mudanças tecnológicas

#8. Comprovar que fiscalizou as condições de saúde e segurança

#9. Compliance Trabalhista

#10. Revisão tributária

#11. Garantir o descanso dos empregados durante as férias e folgas

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#1. Política de Desligamento

A melhor forma em custo-benefício para evitar passivo trabalhista é adotar uma política de desligamento. A depender da forma como ocorre o encerramento do contrato de trabalho, a empresa aumenta muito o seu risco de ser processada judicialmente.

Consideramos como a melhor forma por três motivos: 

(a.) não exige nenhum custo financeiro, bastando a política com regras claras para o profissional que comunicará a dispensa; 

(b.) a cordialidade no tratamento facilita que o empregado mantenha um sentimento de gratidão pela empresa, valorizando o vínculo profissional mantido durante o período do contrato de trabalho e reduz a chance de questionar algo. Por outro lado, quando o empregado se sente desrespeitado, há a tendência natural de enxergar o lado negativo e encontrar problemas que podem ser matéria discutível em ação judicial, mas que poderiam ter sido relevadas em um estado de humor diferente; e

(c.) permite que a empresa tome conhecimento de pontos a melhorar e até mesmo erros que podem estar acontecendo na empresa. Por exemplo, é comum que se descubra que há um assediador em cargo de liderança somente quando é desligado um dos seus subordinados, pois antes havia temor que fosse perseguido se trouxesse o assunto à tona.

Com o cuidado de implementar uma Política de Desligamento, a empresa se protege contra passivo trabalhista sem investir nenhum valor financeiro.

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#2. Política de Admissão 

Saber como contratar é tão importante quanto saber como dispensar um empregado. Empresas de grande porte costumam errar no processo seletivo ao encaminhar offer letters (propostas de trabalho) com termos equivocados que acabam vinculando a uma promessa que não chega a ser cumprida. Paradoxalmente, nas auditorias é comum encontrar falhas graves justamente na contratação dos profissionais mais caros, justamente por fugirem da regra geral, o que representa custos altíssimos para o negócio. 
 

Da mesma forma, é importante tomar cuidados com práticas que não são admitidas, tais como exigir certidão de antecedentes criminais, ausência de débitos no SERASA ou SCPC ou outros documentos. A Justiça do Trabalho tem longo histórico de condenação de empresas que solicitam mais informações do que são consideradas justas. Isso não significa que não se possa pedir tais documentos, mas a empresa somente pode exigir aquilo que tiver justificativa para o modelo de negócio. Empresas de segurança patrimonial podem solicitar a certidão de antecedentes criminais, pois há necessidade de confirmar que não há histórico de crimes relacionados a valores financeiros.

São inúmeros cuidados que podem ser tomados no processo seletivo para garantir que não haja aumento do passivo trabalhista da empresa, que é eliminado com uma consultoria jurídica estratégica e preventiva.

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#3. Mapear os riscos do negócio

Saber previamente quais são os pontos de atenção do seu negócio pode ser a chave decisiva para se manter resiliente no mercado. Algumas empresas esperam surgir o conflito para resolvê-lo, sem considerar os custos operacionais, financeiros e até mesmo emocionais desse conflito. Até que  se tome consciência do problema, podem não ter sido assinados muitos contratos, ter havido clientes insatisfeitos ou até mesmo gerar outros prejuízos internos como indenizações por assédio moral.

Esse passivo oculto é revelado quando é feito o mapeamento dos riscos do negócio. Por meio desse trabalho, abandona-se a postura reativa que espera surgir o problema para saber o que fazer. A solução é proativa para investir um pequeno esforço inicial a fim de garantir que o resultado seja positivo.

Empresas com conflitos no ambiente de trabalho, mesmo que não tenham ainda virado processos judiciais, perdem inclusive em performance e na qualidade de atendimento ao cliente. Há prejuízos nos processos internos de inovação e ainda fica a empresa vulnerável a pagar indenizações na Justiça do Trabalho.
Competir contra uma empresa que conhece o próprio negócio e adota cuidados para minimizar os riscos é uma enorme vantagem competitiva que poucos percebem.

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#4. Questionar os riscos assumidos pela concorrência

Empresas que atuam no mesmo segmento possuem a tendência de manter relações de trabalho similares. Por exemplo, duas empresas na área de saúde podem manter equipes de vendas com o mesmo formato jurídico de “representação comercial", que afasta vários encargos trabalhistas da CLT. No entanto, embora ambas as empresas acreditem que adotam a mesma prática, pode uma delas ter feito um trabalho preventivo para se cercar de todos os cuidados.

Se uma das empresas se atentou aos requisitos formais para prever o contrato registrado no Conselho de Representação Comercial; exigiu que o CNAE do prestador de serviços fosse compatível com o serviço; fiscalizou a emissão da nota fiscal; não fez controle da agenda do profissional, dentre outros cuidados, terá certamente uma proteção trabalhista muito superior à de seu concorrente que não tomou os mesmos cuidados.

É comum haver a ilusão que o “mercado assume um risco” sem uma análise atenta para ver que alguns possuem uma estratégia para adotar uma postura arrojada, enquanto outras empresas apenas copiaram um contrato disponível na internet sem entender as mudanças que precisariam ser feitas na prática. 

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#5. Due diligence de terceiros

Mesmo as empresas mais éticas e íntegras podem se envolver em desafios por se vincularem e outros empreendimentos que não seguem os mesmos padrões de conformidade. Para isso, é importante saber com quem a sua empresa se relaciona e fazer a avaliação (due diligence) para garantir que serão mantidos somente os fornecedores e prestadores de serviços que atendem ao mesmo padrão de qualidade do seu negócio.
Isso preserva a sua relação com o cliente e a imagem do negócio a longo prazo. Vale lembrar que a maioria dos escândalos de trabalho escravo, por exemplo, foram investigados na cadeira de produção (terceiros) e não dentro das grandes empresas, o que não retirou a responsabilidade e a mancha na reputação de tais negócios.

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#6. Canal de Denúncia ou Integridade

Muitos problemas podem ser evitados se a empresa estabelecer um canal transparente e aberto para que sejam levantadas preocupações e serem feitas denúncias. Conflitos que não são resolvidos internamente possuem a tendência de produzir um impacto mais grave, seja por agressões, furtos ou sabotagem de serviços. 
Quando o conflito é resolvido por terceiros, como um juiz do trabalho, é comum que sejam levados outras questões em conjunto e venha uma condenação maior para a empresa, que poderia ter se antecipado para resolver o conflito internamente antes que se tornasse mais grave. Existem várias formas de serem implementados canais de denúncia, não sendo obrigatória a contratação de um fornecedor de serviços, desde que se garanta a anonimização dos denunciantes.

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#7. Estar atento às mudanças tecnológicas

Para se manter competitivo no mercado, as empresas são obrigadas a implementar as ferramentas tecnológicas mais avançadas, que servem de diferenciais competitivos para entregar maior qualidade e performance em seus serviços e produtos. Não é novidade alguma porque há décadas já se falava nos efeitos da automação para os empregos. Dessa percepção, decorre a necessidade de observar a experiência para evitar ações trabalhistas.
Muitas vezes demora para haver consenso sobre alguma prática. Surgem soluções tecnológicas para atender as mais variadas necessidades dos nossos clientes, no entanto, essas ferramentas ainda não foram validadas pelo Poder Judiciário. 

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#8. Comprovar que fiscalizou as condições de saúde e segurança

Analisando os dados da Justiça do Trabalho, é fácil observar que as ações que envolvem acidentes do trabalho e doenças ocupacionais possuem o maior valor envolvido, podendo chegar a valores milionários quando ocorre a perda total ou parcial da capacidade de trabalhar.

Além do prejuízo humano, essas ações judiciais por si podem comprometer a sustentabilidade do negócio. Portanto, qualquer empresa deve se certificar que não apenas conhece os agentes de risco no ambiente, como que entendeu o que deve ser feito para preveni-los.

Nesse momento, é importante um trabalho multidisciplinar, pois é essencial um médico ou engenheiro do trabalho que saiba avaliar os pontos de risco, ao mesmo tempo que somente um advogado saberá orientar sobre a parte jurídica, especialmente a comprovação de que a fiscalização e os treinamentos foram feitos de forma adequada.

Se a empresa não souber comprovar que fiscalizou as condições de trabalho, será condenada em caso de haver algum incidente, muito embora tenha tomado todos os cuidados que lhe cabia.

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#9. Compliance Trabalhista 

Estar em conformidade com as leis do trabalho é o resumo do que se conhece por Compliance Trabalhista. No entanto, essa é a obrigação de qualquer empresa, independente dela ter ou não Programa de Compliance.
O diferencial existe no know-how do profissional que adota um sistema para garantir que todas as leis trabalhistas sejam cumpridas. Com isso, a empresa tem a garantia de que fez tudo que estava ao seu alcance para prevenir riscos e melhorar a gestão do seu negócio. Não são as grandes empresas que possuem Programas de Compliance. As empresas são grandes porque possuem Programas de Compliance. 

Com as ferramentas do Compliance, alcançam-se diversos resultados a depender da estratégia definida pela alta direção:

✔    Redução de acidentes e doenças ocupacionais;
✔    Instituição de remunerações variáveis e demais políticas visando melhor aproveitamento dos talentos;
✔    Fiscalização contra trabalhos infantis ou escravos na cadeia de produção;
✔    Apoio no cultivo do bom relacionamento sindical;
✔    Adaptação ao novo modelo híbrido e/ou teletrabalho;
✔    Respeito aos limites de jornada;
✔    Respeito e integridade em um ambiente cada vez mais equilibrado, diversificado e inclusivo;
✔    Proteção contra fraudes financeiras;
✔    Conscientização e segurança contra assédio moral e sexual; e
✔    Atendimento à lei de proteção de dados pessoais.

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#10. Revisão tributária 

Embora os impostos sejam um dos pontos que mais consomem a renda das empresas, poucas tiveram os benefícios de pedir a restituição dos tributos recolhidos indevidamente. Raras são as empresas que não possuem direito a nenhuma restituição e, quando são devidas, geralmente se referem a valores muito elevados. A depender da atividade da empresa, muitos tributos incidentes sobre a folha de pagamento podem ser evitados, dentre outros.

Com o uso da tecnologia da informação, o nosso escritório consegue emitir um relatório no mesmo dia com todos os tributos possíveis de serem restituídos para a empresa e gerar caixa para novos investimentos ou saldar dívidas.

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#11. Garantir o descanso dos empregados durante as férias e folgas

Quanto maior o nível de responsabilidade do empregado, maior a probabilidade de ser chamado para atender a urgências, mesmo durante as suas férias ou folgas. Há ainda o caso comum de o empregado, muitas vezes bem-intencionado, continuar acompanhando as mensagens para “ajudar a empresa”, mesmo que isso não tenha sido solicitado.

Essa tendência precisa ser reconhecida pela empresa, pois apenas um ou outro e-mail ou mensagem de WhatsApp enviado fora do horário de trabalho pode ser suficiente para a empresa ser condenada a pagar as férias do empregado em dobro por ter violado o seu período de descanso – e o risco existe mesmo que o empregado tenha feito isso espontaneamente.

Por esse motivo é essencial planejar para que o serviço seja atendido por outros profissionais durante a sua ausência e, mais do que isso, que se garanta que o empregado não tenha condições de trabalhar durante o seu afastamento.

 

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Com esses 11 passos definitivos para reduzir o passivo trabalhista, a sua empresa conseguirá evitar a grande parte dos problemas que costumam surgir no ambiente de trabalho. Não apenas verá a redução do passivo trabalhista, como observará os ganhos de engajamento e alta performance dos empregados, escalando o negócio para níveis maiores de lucratividade.